Corporate Governance
Compliance
Compliance-Managementsystem
Verantwortungsbewusstsein und ethische Grundsätze prägen unser Geschäftsverhalten. Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und behördlicher Regelungen ist zentraler Bestandteil unseres Handelns, denn nur so können wir den Unternehmenswert nachhaltig steigern und unsere Reputation schützen.
Kultur und Ziele
In einem Verhaltenskodex, der Corporate Compliance Policy, hat Covestro konzernweit für alle Mitarbeitenden verbindlich geltende grundlegende Prinzipien und Regeln für deren Handeln festgelegt. Unser Verhaltenskodex umfasst Verpflichtungen zur Einhaltung des maßgeblichen Wettbewerbsrechts, zur Integrität im Geschäftsverkehr, zum Prinzip der Nachhaltigkeit und Produktverantwortung, zum Datenschutz, zur Einhaltung des Außenhandels- und Insiderrechts, zur Trennung von beruflichen und privaten Interessen, zur ordnungsgemäßen Aktenführung und transparenten Finanzberichterstattung sowie zu fairen, respektvollen und diskriminierungsfreien Arbeitsbedingungen. Diese Verpflichtungen gelten innerhalb des Unternehmens sowie gegenüber externen Partnern und der Öffentlichkeit. Sie bilden den Rahmen für alle Entscheidungen des Unternehmens und seiner Mitarbeitenden. Die Corporate Compliance Policy wird sowohl im Intranet als auch auf unserer Website veröffentlicht und ist außerdem Teil eines Informationspakets, das neue Mitarbeitende bei ihrer Einstellung erhalten.
Covestro ist sich bewusst, dass ein integres Verhalten im Unternehmen in hohem Maße von einem vorbildlichen Verhalten des Managements abhängt. Der Vorstand hat in der Corporate Compliance Policy gegenüber allen Mitarbeitenden unmissverständlich klargestellt, dass Covestro über die gesetzlichen Vorschriften hinaus auch auf Geschäfte verzichtet, die gegen unsere Regeln verstoßen, und dass Vorgesetzte keine anderslautenden Weisungen erteilen dürfen. Entsprechend wird die Compliance-Kultur durch das Management kontinuierlich gefördert, etwa indem Compliance-Themen und deren Bedeutung für das Unternehmen regelmäßig gegenüber den Mitarbeitenden kommuniziert werden. So geht z. B. der Vorstand bei Mitarbeitendenveranstaltungen („Town Hall“) regelmäßig auf aktuelle Compliance-Fälle ein und betont die Wichtigkeit der Einhaltung gesetzlicher und interner Regelwerke.
Mithilfe unseres Compliance-Managementsystems wollen wir
- Compliance-treues Verhalten bestärken und fördern,
- Compliance-Verstöße verhindern bzw. minimieren,
- Risiken für mögliche Verstöße identifizieren,
- vorbeugende Maßnahmen einführen und
- in dem Fall, dass Einzelpersonen entgegen klarer Vorgaben eigenmächtig Compliance-Verstöße begehen, diese aufdecken, beenden und für die Zukunft verhindern.
Um unsere Ziele zu erreichen, haben wir u. a. ein internes Kontrollsystem zur Sicherstellung der Compliance-Vorschriften implementiert. Die Erkenntnisse aus unserer jährlichen Wirksamkeitsbeurteilung nutzen wir für die kontinuierliche Verbesserung unseres Compliance-Managementsystems.
Organisation der Compliance-Aktivitäten
Der Chief Compliance Officer leitet sämtliche Compliance-Aktivitäten von Covestro und berichtet in dieser Funktion direkt an den Gesamtvorstand. Die Unternehmensfunktion Law, Intellectual Property & Compliance koordiniert die konzernweiten Compliance-Aktivitäten. Oberstes Entscheidungsgremium des Konzerns ist in diesem Zusammenhang das Compliance-Komitee unter dem Vorsitz des Finanzvorstands. Das Komitee hat u. a. folgende Aufgaben: Ausübung einer konzernweiten Compliance-Governance-Funktion, Initiierung und Verabschiedung von Regelungen zu Compliance-Themen sowie Verabschiedung des jährlichen Compliance-Trainingsplans. Im Berichtsjahr trat das Compliance-Komitee insgesamt zu vier Sitzungen zusammen.
Für alle Länder, in denen Covestro-Mitarbeitende beschäftigt sind, wurde zudem ein lokaler Compliance Officer ernannt, der den Mitarbeitenden vor Ort als Ansprechperson bei Fragen zum rechtlich und ethisch korrekten Verhalten in geschäftlichen Situationen zur Verfügung steht. In den Landesorganisationen gibt es darüber hinaus lokale Compliance-Komitees.
Kommunikation und Compliance
Covestro führt systematisch Compliance-Schulungen durch. Nach Festlegung der Trainingsschwerpunkte werden die Zielgruppen für die jeweiligen Trainingsinhalte definiert und die betroffenen Mitarbeitenden ausgewählt.
Bei Zweifeln hinsichtlich des korrekten Verhaltens im geschäftlichen Umfeld ermutigt Covestro seine Mitarbeitenden ausdrücklich, diese offen anzusprechen und Hilfe oder Rat einzuholen. Alle Mitarbeitenden werden darüber informiert, an wen sie sich im Zweifelsfall und bei Fragen wenden können. Dazu hat Covestro ein Whistleblowing-Instrument eingerichtet. So können Mitarbeitende und Externe potenzielle Compliance-Verstöße über eine weltweit eingerichtete Hotline oder ein Onlinetool, das auch anonyme Meldungen erlaubt, anzeigen. Mitarbeitende können etwaige Vorfälle zudem den Vorgesetzten oder der Compliance-Organisation melden.
Eine interne Richtlinie legt Grundsätze für den Umgang mit Compliance-Vorfällen bei Covestro fest. Die Erfassung aller Verdachtsfälle erfolgt in einer zentralen Datenbank. Bestätigte Fälle werden bewertet und entsprechende organisatorische, disziplinarische oder rechtliche Maßnahmen, falls erforderlich, ergriffen.
Compliance-Vorfälle werden regelmäßig dem Aufsichtsrat, dem Vorstand und den Managementteams der Geschäftseinheiten berichtet. Darüber hinaus wird eine aktuelle Übersicht der Vorfälle, einschließlich weiterer Ausführungen zu verschiedenen Aspekten und Entwicklungen in diesem Bereich, in einem monatlichen „Compliance Telegram“ im Intranet veröffentlicht. Das sorgt für eine hohe Transparenz für alle Mitarbeitenden.
Alle Gesellschaften erheben vierteljährlich die Risiken aus drohenden oder laufenden Gerichts- oder Verwaltungsverfahren. Relevante Fälle werden regelmäßig dem Vorstand sowie dem Prüfungsausschuss des Aufsichtsrats berichtet. Die wesentlichen rechtlichen Risiken werden im Anhang des Konzernabschlusses veröffentlicht.
Steuer-Compliance
Grundsätze und Ziele
Covestro nimmt seine Verpflichtung ernst, den in jedem Land und / oder steuerrechtlichen Geltungsbereich gesetzlich geschuldeten Steuerbetrag in Übereinstimmung mit den von den jeweiligen Regierungen festgelegten Regeln zu zahlen sowie allen Anmelde-, Dokumentations-, Offenlegungs- und Genehmigungspflichten nachzukommen. Die Entrichtung der Steuerzahlungen in angemessener Höhe sicherzustellen, ist ein Kernelement der sozialen Verantwortung von Covestro, da diese wesentliche Einnahmen für die Regierungen liefern und zur Erfüllung sozialwirtschaftlicher und gesellschaftlicher Aufgaben verwendet werden.
Unsere Steuergrundsätze sind:
- Keine Toleranz gegenüber Verstößen, vor allem Steuerbetrug / -hinterziehung
- Steuerzahlungen entsprechend der jeweiligen Wertschöpfung in den betroffenen Ländern / Gebieten
- Kooperation mit den Finanzbehörden
Diese Grundsätze finden sich auch online.
Unsere Grundsätze sind Inhalt einer konzernweit verbindlichen Steuerrichtlinie, die von der Leitung der Unternehmensfunktion Taxes und dem Finanzvorstand geprüft und freigegeben wurde. Die Steuerrichtlinie beinhaltet auch unsere auf die Konzernstrategie sowie unsere „C3“-Unternehmenswerte abgestimmte Steuerstrategie. Die Steuerstrategie wird in einem regelmäßigen Dialog mit dem Finanzvorstand diskutiert und bei Bedarf angepasst.
Daneben haben wir ein Interesse an der fortlaufenden Weiterentwicklung von Steuergesetzen und bringen uns daher in die politische Diskussion in Ausschüssen von Wirtschaftsverbänden ein. Die Wahrung unserer ethischen Prinzipien ist dabei Voraussetzung. Das Ziel unserer Mitarbeit in den Wirtschaftsverbänden ist eine faire, transparente und administrativ einfache Weiterentwicklung des Steuerrechts.
Organisation der Steuer-Compliance
Die Verantwortung für die Implementierung und stetige Verbesserung geeigneter Steuerprozesse liegt bei der Unternehmensfunktion Taxes, die dem Finanzvorstand untersteht. Die Umsetzung übernehmen oder unterstützen lokale Steuersachverständige in den Tochtergesellschaften von Covestro. Sofern in bestimmten Ländern oder Projekten externe Fachleute steuerliche Aufgaben übernehmen, verpflichten sich diese, unseren Grundsätzen und Compliance-Vorschriften zu folgen.
Covestro ermutigt seine Mitarbeitenden ausdrücklich, etwaige Zweifel hinsichtlich des korrekten Verhaltens des Unternehmens in Bezug auf Steuern offen bei ihren Führungskräften bzw. lokalen Abteilungen anzusprechen und Hilfe oder Rat einzuholen. Dazu kann auch unser Whistleblowing-Instrument für Mitarbeitende und Externe genutzt werden.
Steuerliche Risiken werden in einem standardisierten Prozess einmal im Jahr weltweit an die Unternehmensfunktion Taxes gemeldet. Die steuerlichen Risiken werden laufend in Zusammenarbeit mit den Tochtergesellschaften überwacht und bei Bedarf die Risikomeldungen angepasst. Steuerliche Risiken sind Teil der Finanzberichterstattung und in das interne Kontrollsystem zum (Konzern-)Rechnungslegungsprozess sowie das Risikofrüherkennungssystem eingebettet.